Icon Image

Digitális archívum „papírmentes iroda“

Nincs annál kínosabb egy céges tárgyalás során, amikor kiderül, bizonyos iratok nincsenek kéznél, ráadásul előkeresésük is hosszabb időt vesz igénybe. Ilyenkor elmereng az ember, milyen jó is volna, ha minden hivatalos irat – számlák, szerződések, tervezetek, üzleti levelezés – mindig és azonnal a rendelkezésére állna – aztán eszébe jut a megannyi mappa és irattároló a polcokon, s kényszeredetten elveti az ötletet. Pedig az idea ma már könnyedén megvalósítható, köszönhetően a T-Alfasystem  programnak, melynek segítségével akár egy okostelefonról bármikor elővarázsolhatja cége összes iratát.

A program felülete könnyen átlátható, kezelése gyorsan elsajátítható, használatához nem kell semmiféle különleges számítógépes előképzettség.

S hogy mitől teszi egyszerűvé a hivatalos iratok kezelését? A papírmentes iroda alapvetően egy dokumentumarchiválási rendszer, mely a digitalizált dokumentumokat tárolja, illetve különféle funkcióinak köszönhetően segíti felhasználásukat. A rendszerbe egy egyszerű szkenneléssel lehet bevinni a dokumentumokat, s ez után már teljesen feleslegesség válik a papíralapú irattár, ugyanis a rendszer védettsége olyan szintű, hogy nem tűnik el belőle semmiféle anyag. Használatával pedig amellett, hogy jelentős tárolási felület szabadul fel, a környezetvédelem oltárán is sokat áldoz az ember…

A digitalizált iratállomány bármilyen internet-hozzáféréssel bíró eszközön – laptop, iPad, iPhone, okostelefon – elérhető az év és a nap minden szakában. A rendszert ráadásul egy időben egyszerre többen is használhatják, azaz egy-egy dokumentumot többen is elolvashatnak, módosíthatnak, ellentétben a papíralapú iratokkal – például a gazdasági osztály és a könyvelés egyszerre tud a számlákkal dolgozni. Ráadásul nem fordulhat elő, mint egy klasszikus irattárban, hogy a papírok hollétének ismerőjének szabadsága, vagy esetleges kilépése esetén senki sem tudja, mi, hol található: a  keresőprogramja akár egyetlen szóra is rá tud keresni, s ez alapján kiad minden olyan dokumentumot, melyekben a kifejezés szerepel. A rendszer különféle sablonok alapján maga rendszerezi az iratokat, megadott paraméterek alapján maga sorolja megfelelő mappákba az új dokumentumokat, melyeket ellenőrizni is képes különböző szempontok alapján, s cégen belül továbbítani is tudja az iratokat a megfelelő felhasználási helyre – csoportnak, osztálynak. Minden munkafolyamat beállítható lenne, többek között meghatározható, és a rendszer ettől kezdve automatikusan alkalmazza, milyen típusú iratokhoz kik férhetnek hozzá, illetve csak kiknek az aláírásával érvényesek. A szignókért természetesen nem kell semmit kinyomtatni, elektronikusan a világ bármely pontjáról és bármikor lehetőség van aláírni mindent.

© 2018 T-Alfasystem Kft.
Telefon: +36 (20) 351 24 76
Impressum
Cégbemutató

© 2018 T-Alfasystem Kft.
Impressum
Cégbemutató